Project Management
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sviluppa un sistema organizzativo per gestire i tuoi progetti e guidare il cambiamento
Importanza del Project Management
Al giorno d’oggi, l’importanza del Project Management all’interno delle organizzazioni non può essere sovrastimata.
Quando è fatto bene, aiuta ogni parte dell’azienda a funzionare più agevolmente. Consente al team di concentrarsi sul lavoro che crea valore, di eliminare tutte quelle attività di scarso valore aggiunto e che costituiscono di fatto delle distrazioni ed influendo in questo modo direttamente sulla bottom line aziendale.
Un progetto è uno sforzo delimitato nel tempo per produrre un prodotto od un servizio unico. Sia che si parli di un progetto rivolto al cliente o il cui obiettivo sia il miglioramento dei processi aziendali, le aziende non possono oggi prescindere da una corretta gestione e dalla conoscenza di best practices ormai consolidate negli anni e che offrono processi, linee guida e tecniche ripetibili le quali costituiscono una road map verso la realizzazione degli obiettivi stabiliti.
Project management e Innovazione
La parola d’ordine dei tempi moderni è innovazione. L’innovazione può avvenire in ogni ambito organizzativo. Essa richiede creatività focalizzata sul valore per gli stakeholder. Ma essa non può che declinarsi poi in una Strategia ed in una serie di attività che chiamiamo Programmi e Progetti che hanno il compito di realizzarla operativamente.
In quest’ottica, l’opera del Project Management in senso lato non dovrebbe limitarsi al raggiungimento dell’obiettivo del singolo progetto. È chiaro infatti che un progetto che termina nei tempi e nei costi previsti non è può dirsi un progetto di successo se esso non centra gli obiettivi di business per i quali era stato pensato.
Le componenti del Project Management
Per questo il Project Management, per dare il massimo dei suoi frutti, deve permeare l’intera organizzazione (Project Based Organization) e partire fin dai vertici strategici dell’azienda.
Esso dovrebbe seguire i seguenti step:
- Benefit Realization Management:
- Portfolio Management
- Program/Project Management
- Benefit Realization Management
Definizione e mappatura strutturata dei risultati attesi in termini di benefici (sinonimo di valore atteso). Essi sono strettamente collegati con la mission e la vision e costituiscono la backbone della strategia aziendale che da essa scaturisce. Il risultato di questa attività è quello di definire una strategia chiara e misurabile.
- Portfolio Management
Una volta definite la strategia aziendale, un passo fondamentale è quello di definire un portafoglio di programmi e progetti che potrà garantirci il raggiungimento di tali obiettivi. Occorre stabilire il giusto mix progettuale che garantisca la sostenibilità e l’allocazione ottimale delle risorse. È purtroppo molto comune il fatto che i progetti vengano intrapresi in modo estemporaneo in azienda senza che vi sia la necessaria visione di insieme. Il risultato di tale azione è in genere il proliferare di attività a basso valore aggiunto che sovraccaricano le risorse e tolgono energie a progetti potenzialmente più importanti. Il frutto di tutto ciò è inefficienza ed insoddisfazione. Il Portfolio Management ha l’obiettivo di evitare tutto ciò, collegando in modo dinamico la strategia aziendale ad un pacchetto di programmi e progetti che verranno gestiti e monitorati in modo organizzato fino al raggiungimento degli obiettivi ed alla misurazione dei risultati di business attesi. - Program e Project Management
Dal portafoglio progetti viene declinato l’insieme dei programmi e dei progetti che permetteranno di realizzare operativamente gli obiettivi definiti a livello strategico. Il Program e Project Management qui interviene con le sue best practices a garantire la corretta gestione dell’intero ciclo di vita degli stessi fino alla sua chiusura.
L’importanza del Project Management Office (PMO):
Da quanto precede risulterà chiaro che l’attività di Project management:
- Non può essere relegata alla gestione di un singolo progetto ma, essendo un attività che spazia e connette tutti gli ambiti aziendali sia in senso orizzontale (dalle vendite alle spedizioni) che in senso verticale (dalla strategia alla più minuta operation), non può non coinvolgere l’intera azienda.
- Necessita di un atteggiamento unitario (olistico) e di un cambiamento organizzativo, strutturale e culturale.
Potrebbe essere necessario, in questo contesto, concentrare le attività di Project Management in un ente aziendale che accentri in sé tutte od una parte delle attività sopra citate. Esso è il PMO o Project management Office le cui funzioni possono essere le seguenti:
- Sostegno all’azienda con un ruolo consultivo e strategico;
- Definizione delle best practice di Project Management aziendali e garanzia della loro applicazione;
- Gestione operativa dei progetti;
- Reporting sullo status dei progetti;
- Formazione e diffusione della cultura di progetto;
Project Management e Qualità
Il Project Management non può non essere collegato strettamente ed in accordo con una corretta gestione della Qualità. Questo sia in termini di risultato finale del singolo progetto che deve rispettare gli obiettivi iniziali di qualità, sia in termini metodologici complessivi. Infatti, sempre di più le norme ISO (vedi ISO-TS per quel che riguarda un mercato stringente come quello Automotive) vanno nella direzione e richiedono una gestione strutturata ed integrale dei progetti che parte dalla gestione delle specifiche di progetto fino alle attività post progetto (lesson learned e feedback).
Lean Project Management
I principi della Lean Production (Produzione Snella) nacquero in Giappone nel secondo dopoguerra e, visto il loro successo, furono esportati e divennero noti in occidente con il nome di Total Quality Management. Il loro obiettivo è quello di concentrarsi sulle attività ad alto valore aggiunto eliminando le attività inutili sintetizzabili nelle famose 3M:
- Muda: sono le attività che consumano risorse senza aumentare il valore finale prodotto;
- Muri sono le attività che comportano un uso eccessivo risorse;
- Mura sono le inefficienze ed i colli di bottiglia.
Operare in modo lean significa produrre solamente ciò che è necessario, quando è necessario, con la quantità minima necessaria. Esso ha trovato la sua massima espressione nella produzione Just in Time.
Il Lean Project Management, di fatto, è l’applicazione dei principi della Lean Production (Produzione Snella) alla gestione dei progetti. Esso si adatta molto bene a progetti in cui è fondamentale ottimizzare/migliorare i processi, razionalizzare le attività produttive e ridurre i costi. Più in generale, questo approccio è molto utile quando ci si pone il problema dell’eliminazione di sprechi ed inefficienze.
I vantaggi del Project Management
I vantaggi di una gestione strutturata dei progetti può essere sintetizzata come segue in accordo con i testi del PMI:
- Aumento della soddisfazione dei clienti;
- Maggiore allineamento tra Strategy ed Execution;
- Aumento della produttività;
- Aumento del vantaggio competitivo;
- Aumento dell’efficacia ed efficienza delle attività di Operations;
- Maggior controllo dei Costi;
- Aumento della competitività sul mercato;
- Aumento della affidabilità delle previsioni sulle performance;
- Miglioramento della comunicazione;
- Miglioramento del processo di Decision Making.
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- Supervisione e coordinamento di Programmi e Progetti;
- Assistenza in fase di definizione e pianificazione del progetto: definizione tempi e costi e pianificazione delle risorse;
- Assistenza nell’applicazione di tecniche di pianificazione, esecuzione e controllo del progetto;
- Controllo dell’avanzamento, del reporting e delle azioni correttive;
- Individuazione e controllo dei rischi(risk management).
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